Excelの勤怠管理が限界になるサイン7つと、乗り換えの手順

Excelは、少人数の勤怠を集計する手段の一つです。今の方法で正確に記録・集計・保管できているなら、人数だけを理由に切り替える必要はありません。

見直しの目安は、毎月の確認作業が増えたり、記録の根拠を追いにくくなったりしているかどうかです。

見直しを考える7つのサイン

当てはまる数で合否を決めるものではありません。例えば、必要な記録が失われているなら、それ一つでも先に対応する必要があります。

Excelで集計することと、自己申告で記録することは別

タイムカードや使用者の確認記録をExcelで集計する運用と、本人が後から思い出して入力する運用では、記録の根拠が異なります。

厚生労働省のガイドラインは、使用者の現認や客観的な記録を基礎とした把握を原則としています。やむを得ず自己申告制を使う場合は、説明、実態の確認、必要な補正などが求められます。使っているソフト名だけで適否が決まるわけではありません。 厚生労働省・労働時間の適正把握ガイドライン

Excelを続けるなら、入力用と集計用の範囲を分ける、数式を保護する、正式な保存場所を一つ決める、変更履歴やバックアップを残すといった改善ができます。それでも負担が大きい場合に、システムを試して比べましょう。

乗り換えるときの手順

1. 対象期間と正式な記録を決める

本運用は給与の締め日の翌日から始めると、記録をまとめやすくなります。月中に切り替える場合は、旧方式と新方式の対象期間を明記します。

試行中にExcelを併用して照合しても構いません。その場合も、給与計算に使う正式な記録、修正先、併用を終える時期を決めます。

2. 過去のファイルを保管する

過去データを新システムへすべて入力し直す必要があるとは限りません。元のファイルを保存する場合は、従業員・対象期間・必要事項が分かり、表示・印字・提出ができる状態を保ちます。誤消去を防ぎ、バックアップも取ります。厚生労働省・労務書類の電子保存

保存期間は5年間（当分の間は3年間）です。記録の種類に応じた起算日から数え、対象の賃金支払期日が記録の完結の日などより遅い場合は、その支払期日を起算日とします。 厚生労働省・記録の保存期間と起算日

3. 設定と引き継ぐ情報を確認する

所定労働時間、休日、休憩、給与の締め日、有給の付与日・残数を確認します。日ごとに15分未満を切り捨てる運用は見直しが必要です。

月合計の端数処理の例外は、時間外・休日・深夜労働のそれぞれの月合計に1時間未満の端数がある場合の、30分未満切り捨て・30分以上切り上げです。通常の労働時間全体を丸めてよいという意味ではありません。詳しい端数処理のルール

4. 少人数で記録から出力まで試す

打刻だけでなく、打刻忘れの修正、休憩、日をまたぐ勤務、集計結果まで確認します。自社で起きる勤務の例を使うと、設定の違いを見つけやすくなります。

5. 全員に案内して本運用へ移る

操作手順と連絡先を伝え、全員が打刻できることを確認します。最初の締めでは実際の勤務と集計結果を照合し、必要な修正を正式な記録に反映します。

キンログで使える打刻と出力

各自のスマートフォン・パソコンのブラウザから打刻できます。ホーム画面に追加すると、打刻画面を開きやすくなります。ログイン状態は保持できますが、ログアウトやパスワード変更などで再ログインが必要になる場合があります。

私物のスマートフォンがない場合は、職場の共用端末でQR打刻ができます。 カメラ付きタブレット・パソコンに、印刷したQRカードやスマホ画面のQRをかざして使います。

勤怠データはCSV・PDFで出力し、確認・保管や給与計算担当者への資料共有に使えます。給与計算そのものは行いません。

よくある質問

集計時間はどのくらい短くなりますか？

転記や集計を減らせても、打刻漏れの確認や修正のやりとりは残ります。今の集計時間を測り、試用期間に同じ作業をして比べると判断できます。

スマートフォンに不慣れな従業員がいます

共用端末と印刷したQRカードを使う方法があります。本人と一緒に試し、カードの保管場所や打刻忘れの連絡方法まで決めてください。

乗り換え先を選ぶ基準は？

打刻方法、人数、休暇管理、出力、解約時の記録の持ち出し、設定のしやすさを確認します。選び方の6つの条件にまとめています。

本記事は2026-09-14時点の公開情報とキンログの提供機能をもとに整理しています。個別の労務判断は、最新の公表資料や社会保険労務士等にご確認ください。