紙のタイムカードをやめる手順｜捨てる前に確認すべきことと移行の進め方

乗り換え

紙のタイムカードをやめたい理由は、月末の集計、カードの回収、転記の手間など、職場によって違います。まずは負担になっている作業を一つ決めると、切り替え先に必要な機能を選びやすくなります。

タイムカード自体は、厚生労働省が挙げる客観的な記録の一つです。システムへの移行は義務ではありません。記録を実際の労働時間と照らし合わせながら、集計や保管を続けやすい方法を選びましょう。厚生労働省・労働時間の適正把握ガイドライン

最初に決めるのは、誰がどの端末で打刻するか

キンログは、共用端末でのQR打刻に対応しています。 会社が登録したカメラ付きタブレットやパソコンに、印刷したQRカードをかざして使えます。スマートフォンを持っている人は、画面に表示したQRでも打刻できます。

読み取り後に表示される氏名を確認し、出勤・退勤などのボタンを押します。私物のスマートフォンを使わない人のために、一人ずつ専用端末を用意する必要はありません。端末の登録・QRの配布を済ませ、実際の照明や設置位置で読み取れるか試してください。

共用端末を使う場合はQRカードの発行と端末登録の手順、月末の作業は勤怠の確認とCSV出力の手順で詳しく説明しています。端末費用・通信環境と、現在の給与計算への受け渡しも含めて判断してください。

タイムカードは労働関係の重要な書類として保存の対象です。保存期間は5年間（当分の間は3年間）です。記録の種類に応じた起算日から数え、対象の賃金支払期日が記録の完結の日などより遅い場合は、その支払期日を起算日とします。厚生労働省・記録の保存期間と起算日

切り替えを理由に、保存期間中のカードを処分しないでください。年月・従業員・対象期間が分かる形でまとめ、必要なときに取り出せるようにします。スキャン後に紙を処分する場合は、電子保存の要件を確認してから判断します。厚生労働省・労務書類の電子保存

締め日の翌日なら、一つの給与計算期間の記録をまとめやすくなります。月中に切り替える場合は、紙とシステムの対象期間を明記し、抜けや重複なく合算できるようにします。

所定労働時間、休日、休憩、給与の締め日、有給の付与日・残数を確認します。日ごとに労働時間を切り捨てている場合は、その運用も見直します。詳しくは端数処理のルールを参照してください。

出勤・退勤・休憩の記録を取り、紙の記録や実際の勤務と比べます。打刻を忘れた場合の修正、集計結果、CSV・PDFの出力まで確認すると、本運用で困る点を見つけやすくなります。

「どこで打刻するか」「忘れたら誰に伝えるか」「QRカードをなくしたらどうするか」を短い手順にまとめます。説明を配るだけでなく、全員が一度打刻できることを確認しましょう。

給与計算に使う正式な記録と、修正する場所を決めます。 不安があれば、期間を区切って紙も残し、照合用に使う方法があります。どちらにも別々の修正を加えて、正しい記録が分からなくなる状態を避けてください。

最初の締めでは、打刻漏れ・休憩・残業などを確認して給与計算まで通します。必要な確認が終わってから紙の打刻を終了します。

新しい方法で一つの締め期間を運用し、給与計算に必要な記録をそろえられたことを確認してからが目安です。リース品は、返却条件や残りの料金も確認してください。打刻機の処分と、過去のカードの保存は別に扱います。

キンログでは、印刷したQRカードと職場の共用端末で打刻できます。共用端末にはカメラとインターネット接続が必要です。

過去の紙を必要な期間保管し、切り替え日以降を新システムで管理する方法があります。有給の残数など、継続して使う情報は別途引き継いでください。

キンログの打刻には通信が必要です。打刻できなかった時刻と事情を控え、管理者へ連絡して修正する手順を決めておきます。

Excelで集計している場合はExcelからの乗り換え手順、登録後の準備は初期設定の記事も参考にしてください。

本記事は2026-10-02時点の公開情報とキンログの提供機能をもとに整理しています。個別の労務判断は、最新の公表資料や社会保険労務士等にご確認ください。