個人事業主・小規模事業者に勤怠管理の義務はある？「客観的な記録」が必要な理由

従業員が数人の個人事業でも、人を雇う場合は原則として労働時間を把握し、記録を残す必要があります。小規模だから記録が不要になるわけではありません。

この記事では、小規模な事業者が押さえておくべき最低ラインを、根拠の条文とあわせて整理します。

個人事業や少人数の職場も対象

法人か個人事業か、従業員が多いか少ないかにかかわらず、労働者を雇う事業には原則として労働基準法等が適用されます。この記事では、一般的な店舗や事務所で従業員を雇う場合を扱います。

つまり、以下はすべて対象です。

• 従業員が1〜数人の個人事業
• 家族以外にアルバイトを1人雇っている店舗
• 役員のほかに従業員が数名いる小規模法人

同居の親族のみを使用する事業や家事使用人などには適用除外があります。事業主本人だけの場合や、労働者に当たらない役員・業務委託先も扱いが異なります。ただし、業務委託という契約名でも、実態が指揮命令下の労働なら労働者と判断されることがあります。

労働時間の把握に関する2つの根拠

労働時間の把握については、2つの層があります。

1. 労働安全衛生法による「労働時間の状況の把握」義務

働き方改革関連法により、2019年4月から労働安全衛生法 第66条の8の3が施行されました。事業者は、労働者の労働時間の状況を把握しなければならないと定めています。

把握方法は、タイムカードやパソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎とすることが原則です。やむを得ず客観的な方法が難しい場合の自己申告にも、適切な措置が求められます。厚生労働省・労働安全衛生規則第52条の7の3

この義務は、管理監督者や裁量労働制の対象者も含めて、ほぼすべての労働者が対象です。「管理職だから記録しなくていい」は誤りです。

2. 厚生労働省のガイドラインによる「適正な把握」

2017年に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業時刻の確認方法として次のいずれかを原則としています。

• 使用者が自ら現認して記録する
• タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認する

自己申告制は例外扱いで、やむを得ず採用する場合は、実態調査や乖離の確認など追加の措置が求められます。

自己申告制が一律に禁止されているわけではありません。申告内容と勤務実態を確認し、必要に応じて補正する運用が求められます。厚生労働省・労働時間の適正把握ガイドライン

何を、どれだけ残す必要があるか

保存期間は5年間（当分の間は3年間）です。記録の種類に応じた起算日から数え、対象の賃金支払期日が記録の完結の日などより遅い場合は、その支払期日を起算日とします。 厚生労働省・記録の保存期間と起算日

2020-04の改正では、賃金請求権の消滅時効も5年（当分の間3年）になりました。未払い残業を請求された場合、さかのぼって争える期間が長くなっているという点で、記録の重要性は以前より上がっています。

記録がないと、何が起きるか

義務違反そのものへの罰則もありますが、実務で効いてくるのはむしろ次の3つです。

1. 未払い残業について事実確認が難しくなる

労働時間の記録は、本来は使用者が持っているべきものです。それが無い、または不正確な場合、労働者側が出した手帳やスマートフォンの記録、入退館ログなどが採用されることがあります。「記録がない」は事業者にとって不利に働きます。

2. 年5日の有給休暇取得義務の達成を確認しにくい

2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、年5日は確実に取得させることが使用者の義務になりました。誰にいつ何日付与し、何日取得したかを管理していなければ、この義務を満たしているか確認しにくくなります。パート・アルバイトでも、勤続年数と週の所定労働日数によっては年10日以上付与される点に注意が必要です。

3. 労働基準監督署の調査で提示を求められる

臨検の際、出勤簿・賃金台帳・36協定は基本的な確認対象です。すぐに提示できる状態にあるかどうかで、その後の進み方が変わります。

小規模事業者が選べる記録方法

どの方法でも、記録と実際の労働時間を確認する作業は必要です。 クラウドに変えただけで、すべての記録が正しくなるわけではありません。

システム導入の判断は小規模企業に勤怠管理システムは必要か、費用の見方は11〜30人の料金比較にまとめています。

よくある質問

従業員が1人でも勤怠管理は必要ですか？

一般的な店舗・事務所で労働者を雇う場合は、1人でも対象です。同居の親族のみを使用する事業などの例外はありますが、少人数や個人事業であること自体は免除の理由になりません。

アルバイト・パートも記録の対象になりますか？

対象になります。雇用形態にかかわらず労働者であれば労働時間の把握が必要で、賃金台帳にも労働日数・労働時間数を記載する必要があります。年次有給休暇についても、勤続年数と週の所定労働日数に応じて付与義務が生じます。

手書きの出勤簿やExcelへの自己申告ではだめですか？

直ちに違法と断定されるものではありませんが、厚生労働省のガイドラインでは自己申告制は例外的な方法とされており、採用する場合は実態調査などの追加措置が求められます。原則は客観的な記録による把握です。

記録は何年保存すればよいですか？

保存期間は5年間（当分の間は3年間）です。記録の種類に応じた起算日から数え、対象の賃金支払期日が記録の完結の日などより遅い場合は、その支払期日を起算日とします。 厚生労働省・記録の保存期間と起算日

社長や役員の労働時間も記録が必要ですか？

労働者にあたらない役員は対象外です。ただし、労働安全衛生法による労働時間の状況の把握は、管理監督者を含むほぼすべての労働者が対象です。「管理職だから不要」という整理は誤りです。

本記事は2026-09-14時点の公開情報とキンログの提供機能をもとに整理しています。個別の労務判断は、最新の公表資料や社会保険労務士等にご確認ください。