従業員にメールアドレスがなくても勤怠管理システムは使えるか

パート・アルバイトを含む全員に、会社のメールアドレスを用意していない職場もあります。勤怠管理を始めるために、必ず全員分のアドレスを集めなければならないわけではありません。

確認したいのは、登録できるかに加えて、ログイン・パスワード再設定・申請まで使えるかです。

メールアドレスが使われる場面

同じ製品でも、管理者と従業員では必要な情報が違う場合があります。「従業員のメールアドレスを空欄にして、日常の操作までできるか」を試すと確かめられます。

導入前に試す3つのこと

1. メールなしで従業員を登録し、ログインする

テスト用の従業員を作り、その人のIDでログインします。同姓同名の人がいても区別できるよう、氏名とは別のIDや社員番号も確認してください。

2. パスワードを再設定する

メール宛のリンクでしか再設定できない製品では、アドレスのない人が困ります。管理者が対応できるか、再設定後に本人がパスワードを変更できるかを確認します。

3. 必要な申請と結果確認をする

打刻修正や休暇の申請を使うなら、メール通知がなくても申請・承認・結果確認まで行えるかを試します。画面を確認するタイミングも決めておくと、通知の見落としを減らせます。

私物のメールアドレスを使う場合

収集する目的、利用する連絡、変更時の届け出先を伝えます。私用アドレスを出したくない人には、任意のIDや共用端末などの代替方法を検討してください。

一つのメールアドレスを全員の再設定先にすると、再設定リンクを他の人も受け取れる状態になります。本人確認とアカウントの管理が曖昧にならない方法を選びましょう。個人情報の利用目的等は個人情報保護委員会のガイドラインも参照してください。

キンログは従業員のメールアドレスなしで使える

従業員の登録で必須なのは、氏名・ログインID・パスワードです。メールアドレスは空欄でも登録でき、管理者によるパスワード再設定にも対応しています。

最初に事業者登録をする管理者には、確認メールを受け取るアドレスが必要です。

打刻方法は、各自のブラウザと共用端末のQR打刻から選べます。共用端末では、会社が登録したカメラ付きタブレット・パソコンに、印刷したQRカードかスマホ画面のQRをかざします。メールアドレスも私物のスマートフォンも持たない従業員に対応できます。

10名まで月額1,000円、11名目以降は1名につき月額100円を加算します（税抜）。14日間の試用期間中はクレジットカードの登録は不要です。

メールも私物のスマホも使わない職場での始め方

例えば、店長が管理し、従業員は印刷したQRカードで打刻する運用なら、次の順に準備します。

1. 店長が管理者のメールアドレスで事業者登録をして、確認メールの手続きを終える。
2. 氏名・ログインID・パスワードで従業員を登録する。
3. 職場の共用端末を登録し、従業員ごとにQRカードを発行・印刷して配る。
4. 一度打刻し、店長が勤怠履歴に記録されていることを確認する。

申請や本人の履歴確認には、別途本人としてログインできる環境を用意します。「打刻はカードでできる」ことと、「すべての操作をカードだけで済ませられる」ことは分けて確認しましょう。共用端末での操作とカード紛失時の対応もまとめています。

よくある質問

メールがなくても休暇や打刻修正を申請できますか？

キンログではログイン後の画面から申請・結果確認ができます。共用端末は打刻用なので、申請などは本人のアカウントでログインして行います。

会社のパソコンを複数人で使う場合は？

打刻用には共用端末のQR打刻を使えます。個人の申請画面などを使う場合は、他の人のアカウントを操作しないよう、利用後にログアウトしてください。

退職した人のアカウントは削除しますか？

キンログでは「退職」の操作でログインを止め、記録を残せます。完全削除は記録も消えるため、保存義務等を確認してから判断します。退職者の記録の扱い

登録後の準備は初期設定の記事、端末選びはスマートフォン打刻の記事にまとめています。

本記事は2026-10-02時点の公開情報とキンログの提供機能をもとに整理しています。個別の労務判断は、最新の公表資料や社会保険労務士等にご確認ください。