「客観的な記録」とは何か｜厚労省ガイドラインが認める方法と、自己申告が例外になる理由

法対応

労働時間の管理では、客観的な記録を基礎とした把握が原則とされています。この記事では、記録方法の違いと、実際の勤務との照合で確認することを整理します。

根拠は2つある

1. 厚生労働省のガイドライン（2017年）

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」。使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することとされ、その確認方法として次のいずれかを原則としています。

使用者が自ら現認して記録する
タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する

2. 労働安全衛生法第66条の8の3（2019年施行）

働き方改革関連法により新設された条文で、事業者は労働者の労働時間の状況を把握しなければならないと定めています。厚生労働省令では、その方法をタイムカードによる記録、パソコン等の電子計算機の使用時間の記録、その他の適切な方法としています。

この義務は、管理監督者や裁量労働制の対象者も含めてほぼすべての労働者が対象です。「管理職だから記録は不要」という整理は誤りです。

記録方法と、確認が必要なこと

方法	記録の扱いと注意点
タイムカード・ICカード	打刻や入退場の記録を基礎に、実際の始業・終業を確認する
パソコンの使用記録	使用開始・終了が勤務と一致するか確認する
クラウド勤怠システム	打刻の仕組み、記録時刻、修正履歴、勤務実態との一致を確認する
使用者による現認	使用者が実際に確認した始業・終業を記録する
本人が後から紙・Excelに入力	自己申告制として、説明・実態確認・必要な補正等を行う

入場した時刻やボタンを押した時刻が、必ずしも働き始めた時刻とは限りません。 記録は勤務を確認するための基礎になります。準備作業や打刻忘れなどのずれがあれば、実態を確認して扱います。

紙かデジタルかだけで判断するものでもありません。使用者がその場で勤務を確認して紙に記録する運用は、現認による把握です。厚生労働省・労働時間の適正把握ガイドライン

自己申告制は「禁止」ではなく「例外」

よくある誤解ですが、自己申告制が違法とされているわけではありません。やむを得ず採用する場合には追加の措置が求められる、という位置づけです。

ガイドラインが求めているのは、主に次の内容です。

対象となる労働者に、自己申告制の適正な運用について十分に説明する
実際に労働時間を管理する者に対しても、ガイドラインに基づく措置等について十分に説明する
自己申告した労働時間と実際の労働時間が合致しているか、必要に応じて実態調査を行い、補正する
入退場記録やパソコンの使用時間の記録がある場合、それと自己申告に著しい乖離があるときは実態調査を行う
適正な申告を阻害する措置を設けない（時間外労働の上限を設定し、その範囲を超える申告を認めない、といった運用をしない）

実態調査や補正にも、担当者と手順を決めておく必要があります。**「自己申告でよいが、その正しさを別途確かめること」**を求めているので、結局は客観的な記録が必要になる場面が出てきます。

なぜここが重要なのか

義務違反そのものより、実務で効いてくるのは次の点です。

未払い残業を請求されたときの立場が変わります。

労働時間の記録は、本来は使用者が持っているべきものです。それが無い、あるいは自己申告だけで裏付けがない場合、労働者側が提出した手帳・スマートフォンの記録・入退館ログなどが採用されることがあります。

賃金請求権の消滅時効は、2020年4月の改正で**5年（当分の間は3年）**になりました。さかのぼって争える期間が延びた分、記録の有無が及ぼす影響は以前より大きくなっています。

記録して、保存するまでが1セット

記録した後は、必要な期間保存し、求められたときに提示できるようにします。

対象	根拠	期間
賃金台帳	労働基準法第109条（作成義務は第108条）	5年（当分の間3年）
タイムカード・出勤簿等	労働基準法第109条	5年（当分の間3年）
年次有給休暇管理簿	労働基準法施行規則第24条の7等	5年（当分の間3年）

賃金台帳には原則として、労働日数・労働時間数、時間外・休日・深夜労働の時間数などを記載します。各区分を計算できる記録をそろえてください。保存期間の起算日は記録によって異なります。厚生労働省・記録の保存期間と起算日

小規模事業者が方法を選ぶとき

毎日の記録、打刻忘れの確認、集計、保存を続けられる方法を選びます。タイムカードも選択肢ですし、共用端末のQR打刻や各自のブラウザからの打刻を使える製品もあります。

移行の進め方はタイムカードをやめる手順、義務の全体像は小規模事業者の勤怠管理義務を参照してください。

よくある質問

手書きの出勤簿は客観的な記録になりますか？

本人が後から記入するものは自己申告制に当たります。一方、使用者が実際に始業・終業を確認して記録する場合は、現認による把握です。記録媒体より、どのように確認したかが重要です。

自己申告制は禁止されているのですか？

禁止ではありません。ただし例外的な方法とされ、採用する場合は労働者への十分な説明、実態調査による確認と補正、適正な申告を阻害する措置を設けないことなどが求められます。

パソコンのログオン・ログオフ記録だけでよいですか？

厚生労働省令が例示している方法の一つです。ただし始業・終業時刻と乖離する場合（先にパソコンを立ち上げて別作業をしている、退勤後にログオフし忘れる等）があるため、実態と合っているかの確認は必要です。

管理職の労働時間も記録が必要ですか？

必要です。労働基準法上の管理監督者は労働時間・休憩・休日の規定の適用が除外されますが、労働安全衛生法第66条の8の3による労働時間の状況の把握は管理監督者も対象です。深夜割増賃金の適用もあるため、記録は必要になります。

記録は紙で保存しないといけませんか？

紙に限りません。必要事項を備え、表示・印字・提出ができ、誤消去を防いで必要な期間保存できるなどの要件を満たす必要があります。厚生労働省・労務書類の電子保存

本記事は2026-09-14時点の公開情報とキンログの提供機能をもとに整理しています。個別の労務判断は、最新の公表資料や社会保険労務士等にご確認ください。