退職した従業員の勤怠記録はどう扱うか｜保存の考え方とアカウントの整理

従業員が退職したら、ログインを止めることと、過去の記録を残すことを分けて考えます。アカウントの削除と一緒に勤怠記録が消える製品もあるため、操作前に扱いを確認しましょう。

いつまで記録を残すか

労働関係の記録は、退職後も保存が必要です。保存期間は5年間（当分の間は3年間）です。記録の種類に応じた起算日から数え、対象の賃金支払期日が記録の完結の日などより遅い場合は、その支払期日を起算日とします。 厚生労働省・記録の保存期間と起算日

例えば月末で記録が完結し、翌月15日がその賃金支払期日なら、保存は翌月15日を起点に考えます。「退職日から一律3年」とは限りません。労働基準法施行規則第56条

退職の前後に行うこと

1. 退職前に出力方法を確認する

本人の勤怠、有給の付与・取得など、必要な記録をどこから出すか確認します。退職者も出力対象にできるか、氏名と社員番号で区別できるかを試してください。

2. 最終勤務と修正を確定する

退職前に一度出力していても、最終勤務分や打刻修正がまだ含まれていない場合があります。最後の勤務と必要な修正を確認した後に、確定した記録を出力・保管します。

CSVやPDFを持っているだけでは、保存の要件を満たすとは限りません。 必要事項がそろい、表示・印字・提出でき、誤消去を防ぎながら必要な期間保存できる状態にします。厚生労働省・労務書類の電子保存

3. 退職時に利用を停止する

退職・無効化などの操作でログインを止めます。記録の保存と利用停止を両立できるかが確認点です。共用端末用のカードや会社貸与の機器があれば、返却や利用停止も行います。

4. 保存期間と利用の必要性を確認して整理する

保存期間が過ぎたら、紛争対応などで引き続き必要かを確認し、不要な個人データを整理します。本人から削除を求められた場合も、保存義務等を踏まえて判断します。個人情報保護委員会・個人データの管理

キンログの「退職」と「完全削除」

通常の退職では「退職」を使います。復職させることもできます。完全削除は、必要な保存や利用上の確認を済ませてから判断してください。

請求人数は月内の最大人数で計算します。退職登録をしてもその月の人数は減らず、翌月の人数計算から外れます。記録を残すために在籍のままにしておく必要はありません。

キンログには会社ごとに一意の社員番号があり、勤怠CSV・出勤簿PDF・年次有給休暇管理簿に出力されます。退職として残した従業員の番号は、新しい従業員に再利用できません。同姓同名の人がいても識別できます。

10名まで月額1,000円、11名目以降は1名につき月額100円を加算します（税抜）。14日間の試用期間中はクレジットカードの登録は不要です。

退職後に記録を取り出す手順

キンログの「勤怠データエクスポート」で、出力期間とCSVまたはPDFを選びます。対象者の在籍状態を退職者も表示される条件へ切り替え、必要な人を選んで出力します。

ダウンロード後は、社員番号・氏名・最終勤務分が含まれているかを確認してください。後から修正した場合は再出力し、保管用ファイルも差し替えます。画面付きの出力手順を参照してください。

試用中に動作を確かめる場合は、確認用の従業員で退職登録と記録の出力を試すと、実際の利用者を止めずに確認できます。

よくある質問

退職者が出力対象に見つからない場合は？

在籍者だけを表示していないか、退職者を含める条件と対象期間を確認します。退職の操作後に、必要な記録を実際に出せることまで確かめてください。

再雇用するときはどうしますか？

キンログでは退職したアカウントを復職できます。ただし、有給の継続勤務等の判断が自動的に決まるわけではありません。再雇用の経緯に応じて確認します。

紙のタイムカードも同じですか？

退職者の分も、必要な期間保管します。システムへの切り替えだけを理由に過去の紙を処分しないでください。タイムカードをやめる手順

共用端末で打刻していた従業員は？

キンログは印刷したQRカードやスマホ画面のQRによる共用端末打刻に対応しています。退職した従業員のQRでは打刻できなくなります。カードも回収・整理してください。

本記事は2026-10-02時点の公開情報とキンログの提供機能をもとに整理しています。個別の労務判断は、最新の公表資料や社会保険労務士等にご確認ください。